Executive Secretary I (ኤክሲኪዩቲቭ ሴክሬታሪ I)

  • ETHIOPIAN RADIATION PROTECTION AUTHORITY
  • Addis Ababa
  • Federal Government
  • Deadline Feb 26, 2020
4,609 (ETB Salary) Full time Admin, Secretarial and Clerical

የስራው መደብ ዝርዝር

.1. የሥራ መደቡ ዓላማ፡-

·         በተመደቡበት የዓላማ አስፈጻሚ (ኮር) የሥራ ክፍል አስተዳደራዊና  የጽህፈት  አገልግሎት በመስጠት  እና ወደ ሥራ ክፍሉ የሚመጡ  ባለጉዳዮችን  በማስተናገድ የስራ ክፍሉን ሥራ ውጤታማነት እገዛ ማድረግ ነው፡፡

2.2.ከሥራ መደቡ የሚጠበቁ ውጤቶችና ተግባራት

ውጤት 1፡ የጽህፈት አገልግሎት መስጠት

·         በቃል የሚሰጡ፣ ሀሳቦችን በአጭር ጽሁፍ በመውሰድ በልዩ ልዩ ቋንቋ በኮምፒውተር ጽፎና አስተካክሎ ያቀርባል፤ ለኃላፊው የሚቀርቡ ደብዳቤዎችን መዝግቦ ይረከባል ፤

  • የዳይሬቶሬቱን  የሥራ ክንውን ሪፖርት  አዘጋጅቶ ያቀርባል፣
  • የተለያዩ ሰነዶች በማባዛት ለሚመለከታቸው ቡድኖችና ባለሙያዎች ያሰራጫል፤ የጽ/ቤቱን ኮፒ ጠርዞ ፋይል ያደርጋል፤
  • ወደ ስራ ክፍሉ የሚመጡ ልዩ ልዩ ጽሁፎችን፣ ሰነዶችንና ሌሎች ጉዳዮችን በመመርመርና የተሟሉ መሆናቸውን እያረጋገጠ ለኃላፊው ወይም ለሚመለከተው ኃላፊ ቀርበው ውሣኔ ወይም መልስ እንዲሰጥባቸው ያደርጋል፤ ጉዳዩ ፍፃሜ ማግኘቱን ይከታተላል፡፡
  • ውሣኔ በተሰጠባቸው ጉዳዮች ላይ የመልስ ደብዳቤ አዘጋጅቶ ያቀርባል፤ ወይም ተዘጋጅቶ እንዲቀርብ ያደርጋል ሲፈረም ለሚመለከታቸው እንዲደርስ ያደርጋል፡፡
  • በስራ ከፍሉ የሚካሔዱ ስብሰባዎች ላይ በመገኘት ቃለ ጉባኤ ይይዛል፣

ውጤት 2፡ አስተዳደራዊ ሥራዎችን ማከናወን          

·         ከስራ ከፍሉ  የሚወጡ ትዕዛዞችንና መልእክቶችን ያስተላልፋል አፈፃፀማቸውን ይከታተላል፣

·         ከስራ ከፍሉ ወደ ሚመለከታቸው የሥራ ክፍሎች የተመሩትን ደብዳቤዎች ያስተላልፋል መድረሳቸውን ያረጋግጣል፤

·         የስራ ከፍሉ  ቲተሮች በጥንቃቄ በመያዝ በተገቢው መንገድ ጥቅም ላይ እንዲውሉ ያደርጋል፣

·         ሚስጢራዊ ጉዳዬችን በጥንቃቄ ይይዛል

·         የቃል፣ የስልክ፣ የፋክስና የኢሜይል መልእክቶችን ይቀበላል ያገናኛል እንደአስፈላጊነቱ መልስ ያሰጣል፣ ቀጠሮ ይይዛል ይቀበላል፣ ኃላፊው አዘውትሮ የሚጠቀምባቸውን የመሥሪያ ቤት ስልኮች መዝግቦ ይይዛል፡፡ 

·         ለኃላፊው ለስብሰባና ለልዩ ልዩ ሥራ ክንዋኔዎች የሚፈልጋቸውን ሰነዶችና መረጃዎች አዘጋጅቶ ያቀርባል

·         በስራ ክፍሉ ደረጃ በሚከናወኑ ልዩ ልዩ ስብሰባዎችና የኃላፊውን መስተንግዶ ፕሮግራሞችን ከሚመለከታቸው ጋር በመመካከር ያቀናጃል፡፡

·         የቢሮ ንጽሕና የተሟላ መሆኑን ያረጋግጣል፣ የቢሮ አላቂ እቃዎችን በመረከብ ለሚመለከታቸው ያስተላልፋል፣

·         የስራ ከፍሉ  ልዩ ልዩ የስብሰባ ጥሪዎችንና አጀንዳዎችን ለሚመለከታቸው በወቅቱ ያስተላልፋል ወይም መተላለፉን ያረጋግጣል፣  የስብሰባ ቦታዎች በተሟላ መንገድ መደራጀታቸውን ያርጋግጣል፡፡

·         የስራ ከፍሉ  አላቂና ቋሚ እቃዎች ላይ በጀት በማስያዝ ለሚመለከተው ያስተላልፋል፤

·         በስራ ከፍሉ  የሚገኙ ሰነዶችን፣ መመሪያዎችንና ጽሁፎችን በዘመናዊ መዝገብ አያያዝ አደራጅቶ በጥንቃቄ ይይዛል በተፈለገ ጊዜ ያቀርባል በኤሌክትሮኒክ መንገድ ያሉትን መረጃዎችንም በተመሳሳይ መልኩ ያደራጃል በጥንቃቄ እንዲያዙ ያደርጋል፡፡

·         የመስተንግዶ ወጪዎችን በመመዝገብ አጠቃሎ በየወቅቱ ለፋይናንስ ዳይሬክቶሬት ያስተላልፋል፣

ወጤት 3፡- ባለጉዳዮችን በአግባቡ ማስተናገድ

·         ለባለ ጉዳዮች ከኃላፊው ጋር በመመካከር ቀጠሮ ይይዛል፣

·         በቀጠሮ የሚመጡ ባለጉዳዮትን በመቀበል ያስተናግዳል፣ ከኃላፊው ጋር እንዲገናኙ ያደርጋል የተፈቀዱ መረጃዎችን ይሰጣል፤ እንደ ባለጉዳዩ ሁኔታ ወደሚመለከታቸው ቡድኖች ወይም ሠራተኞች ያስተላልፋል፡፡

·         ያለ ቀጠሮ የሚመጡ እንግዶች እንደ ጉዳዩ አስቸኳይነት መልስ የሚያገኙበትን ሁኔታ ያመቻቻል ወይም አጭር ቀጠሮ በመያዝ ጉዳያቸው እልባት የሚያገኝበት መንገድ ያመቻቻል፡፡

 

III. የሥራው ባህሪ መግለጫዎች

3.1  የሥራ ውስብስብነት

·         ሥራው ዓላማ ፈጻሚ የሥራ ክፍል (ኮር) አስተዳደራዊና  የጽህፈት  አገልግሎት መስጠት፣ የበኃላፊው ፊርማ የሚቀርቡ ደብዳቤዎችና ሰነዶችን መርምሮና አጣርቶ  ማቅረብ፣ ከኃላፊው የሚሰጡ የጽሁፍ ሥራዎችን የራስን እውቀትን በመጠቀም አርቅቆና አደራጅቶ መፃፍ፤ ወደ ሥራ ክፍሉ የሚመጡ ባለጉዳችን እንደየጉዳያቸው በማጣራት ማስተናገድ፣ የቃል፣ የስልክ፣ የፋክስና የኢሜይል መልእክቶችን ተቀብሎ በደረጃው ምላሽ ለሚያገኙትን ምላሽ መሥጠት እና ለሚመለከተው አካል ማቅረብ ነው፡፡  

·         በሥራው ሂደት የሚቀርቡ ደብዳቤዎችና ሰነዶችን መርምሮና አጣርቶ  ለማቅረብ እና ወደሚመለከተው የሥራ ክፈል እንዲቀረብ ለማድረግ አንዳንድ ጉዳዮች ግልጽ ያለመሆን፣ በጽሁፍ ተዘጋጅተው እንዲቀረቡ የሚታዘዙ ጉዳዮች ግልጽ ያለመሆንና ሙያዊ እውቀት የሚጠይቁ መሆን፣  ፈጣን ምላሽ የሚሹ ልዩ ልዩ የስልክ ጥሪዎች፣ ደብዳቤዎች፣ የጽሁፍ ሥራዎችና ባለጉዳዮች ተደራርበው በአንድ ጊዜ መምጣት ሥራውን ውስብስብ የሚያደርግ ሲሆን፤

·         ይህንን ችግር ለመፍታት የሚመጡ ጉዳዮችን በጥልቀት በማንበብ፣ ባለጉዳይ ያለባቸውን ከባለጉዳች በመረዳት፣ በጽሁፍ እንዲዘጋጁ የሚሰጡ ትእዛዞችን በአግባቡ በመረዳትና ግልጽ ያልሆኑትን በመጠየቅና ባለሙያዎችን በማማከር፣ የታወቁ ተሞክሮዎችን ከግምት ውስጥ በማስገባትና የግል እውቀትና አመዛዛኝነትን በመጠቀም  ችግሮቹን መፍታት ይጠይቃል፡፡ .

3.2  ራስን ችሎ መስራት

3.2.1 ሥራው የሚከናወንበት አግባብ

·         ሥራው የሚከናወነው በዳይሬክተሩ በሚሰጥ አጠቃላይ መመሪያ ነው፡፡

3.2.2 ሥራው የሚጠይቀው የክትትልና ድጋፍ ደረጃ

·         ሥራው በተሰጠው አጠቃላይ መመሪያ መሰረት የጥራት ደረጃውን ጠብቆ ስለመከናወኑ አልፎ አልፎ ክትትልና ድጋፍ ይደረጋል፡፡

3.3 ተጠያቂነት

3.3.1 ተጠያቂነት  ለሥራ ውጤት /Responsibility for Impact/፣

·         ሥራው በኃላፊ ፊርማ የሚቀርቡ ደብዳቤዎችና ሰነዶችን መርምሮና አጣርቶ  ማቅረብ፣ ከኃላፊ የሚሰጡ የጽሁፍ ሥራዎችን  ማከናወን፤ ቃለ ጉባኤዎችን የመያዝ የማጠናቀር ፣ወደ ሥራ ክፍሉ ሚመጸጡ ባለጉዳችን፣ በሥልክ የሚቀርቡ ጉዳዮችን እንደየጉዳያቸው በማጣራት ማስተናገድ ሲሆን ሥራው በሚፈለገው ጥራት ደረጃ በአግባቡ ባይከናወን ወይም በሥራ ክንውን ወቅት የሚከሰቱ ስህተቶችን ባይታረሙ የሌሎች የሥራ ዘርፎችን ሥራ ያስተጓጉላል፣ በሥራ ክፍሉ ኃላፊ ወይም የሌሎችን የሥራ ጊዜ ሊያባክንና በተገልጋዮችም ላይ ቅሬታ ሊያሣድር ይችላል፡፡ ተቋሙ የሚያገኘውን ጥቅም ሊያሰጣ ይችላል ፡፡ 

3.3.2 ተጠያቂነት ለሚስጥራዊ መረጃ፣

·         በሥራ ክፍሉ ኃላፊ የሚጸድቁ ውሣኔዎች፣ በስራ ክንውን ወቅት የሚያዙ ሚስጢራዊ መረጃዎች በጥንቃቄ መያዝ ይጠይቃል፡፡ እነዚህ መረጃዎች ከባከኑ በውስጥ የሥራ ክፍሎች መካከል፣ በሥራ ክፍሉና በተቋሙ አገልግሎት ተጠቃሚዎች መካከል ከፍተኛ ቅሬታና አለመግባባት ሊፈጥር ይችላል፡፡

3.4 ፈጠራ

·         በሥራ ክፍሉ መረጃ ለማስተላለፍና መረጃዎችን አደራጅቶ ለመያዝ አሠራሮቸን ለማሻሻል አገልግሎት አሰጣጥን ቀልጣፋ ማድረግን ይጠይቃል።

3.5. የሥራ ግንኙነት /Work Communication/

3.5.1  የግንኙነት ደረጃ

·         ከውስጥ ሥራው ከቅረብ ኃላፊው፣ከሥራ ክፍሉ ባለሙያዎች፣ ከመልእክተኞች፣ ከመዝገብ ቤት ሰራተኞች፣ ከፋይናንስ ክፍል ሰራተኞች፣ ከሌሎችም ከመ/ቤቱ ሠራተኞችና ከሁሉም የሥራ ኃላፊዎች አማካሪዎች፣ ከውጭ ከባለጉዳዮች ጋር የስራ ግንኙነት ያደርጋል፡፡

3.5.2 የግንኙነቱ ዓላማ

·         መመሪያ ለመቀበል፣ ትእዛዝና መረጃዎችን ለማስተላለፍ፣የተላለፉ ትእዛዞች፣መመሪያዎች፣ መልእክቶች መድረሳቸውንና መፈጸማቸውን ለመከታተል፣ከተለያዩ መሥሪያ ቤቶች  ባለጉዳዮች ጋር የመጡበትን ጉዳይ ለመረዳትና መልስ ለመስጠት ወይም ወደሚመለከተው ለማስተላለፍ፣ ቀጠሮ በመያዝ ከሥራ ክፍሉ ኃላፊ ጋር በመገናኘት ጉዳያቸውን እልባት እንዲያገኝ ለማድረግ ግንኙነት ያደርጋል፡፡

3.5.3 የግንኙነቱ ድግግሞሽ

·         ከውስጥም ሆነ ከውጭ ተገልጋዬች ጋር ከፍተኛ ድግግሞሽ ያለበት ሲሆን ከአጠቃላይ ሥራው 75%

3.6 ኃላፊነት

3.6.1 ኃላፊነት ለሰው ሀብት

  3.6.1.1 በኃላፊነት የሚመራቸው ሠራተኞች ብዛት

·         የለበትም

 3.6.1.2 የኃላፊነት አይነትና ደረጃ

·         የለበትም

3.6.2  ኃላፊነት ለንዋይ

·         የለበትም።

3.6.3 ኃላፊነት ለንብረት

·         ለሥራ መገልገያነት የሚጠቅሙ ኮምፒውተር፣ ፕሪንተር፣ የፋክስ ማሽን፣ የእንግዳ መቀበያ መቀመጫዎች፣ የፎቶኮፒ ማሽን፣ እስካነር፣ ፍሪጅ፣ መጠረዣ፣ ውሃ ማጣሪያ፣ ቲቪ፣ አጠቃላይ ግምቱ እስከ 80000 /ሰማኒያ ሺህ /የሚያወጣ ንብረት  የመያዝና የመጠቀም ሀላፊነት አለበትከአቧራ፡፡

3.7. ጥረት  

 3.7.1  የአዕምሮ ጥረት

·         ሥራው ወደ የኃላፊው ለውሳኔና ለፊርማ የሚቀርቡ ሰነዶችን በማጣራት ማቅረብ፣ በጽሁፍ ተዘጋጅተው እንዲቀርቡ የሚሰጡ ትእዛዞችን በማርቀቅ ማዘጋጀት፣ቃለ ጉባኤዎችን የመያዝ፣ የማጠናቀር ፣ ሪፖርት ማቀናጀትና ማጠናቀር፣ በስልክ፣ በኢመል፣ በፋክስ የሚመጡ ጉዳዮችን በመረዳት መላሽ መስጠትና ለሚመለከተው ማቅረብ ሲሆን ከቀን የስራ ሰአቱ ላይ 28 በመቶ ይሆናል፡፡

3.7.2.ስነልቦናዊ ጥረት

·         ስራው በባህሪው አልፎ አልፎ ቅሬታ ያላቸውንና ተበሳጭተው የሚመጡ ባለጉዳዮችን ማስተናገድ የሚጠይቅ በመሆኑ ጉዳያቸውን በጥሞናና በተረጋጋ ሁኔታ ለመረዳትና እልባት እንዲያገኙ ለማድረግ የራስ ስሜት መቆጣጠርን ይጠይቃል፡፡

3.7.3 የዕይታ ጥረት፣

·         በተመደቡበት የዓላማ አስፈጻሚ (ኮር) የሥራ ክፍል  የጽህፈት  አገልግሎት መስጠት፣  በደንብ ተጽፎ ያልመጡ ጽሁፎችን ማንበብ፣ የተለያዩ ቀለሞችን በመጠቀም ሰንጠረዦችን ማሳመርና ማረም፣ በአብዛኛው የጽሁፍ ሥራ ላይ የሚያተኩር በመሆኑ ከፍተኛ የእይታ ጥረትን የሚጠይቅ ሲሆን ከቀን የሥራ ሰአቱ ላይ 60% ይሆናል፡፡

3.7.4 የአካል ጥረት

·         ሥራው 80% መቀመጥና 20% መንቀሣቀስ ይጠይቃል፡፡

3.8. የሥራ ሁኔታ

3.8.1. ሥጋትና አደጋ

·         ሥራው ለአደጋ ተጋላጭነት በሌለው ሁኔታ የሚከናወን ነው፡፡

3.8.2.  የሥራ አካባቢ ሁኔታ

ሥራው በምቹ የሥራ አካባቢ ይከናወናል፡፡

ተፈላጊ የትምህርት ደረጃና የሥራ ልምድ

-በጽሕፈትና ቢሮ አስተዳደር /በሴክሬተሪያል ሳይንስና ኦፊስ ማኔጅመንት የኮሌጂ ዲፕሎማ  ወይም / 10+3/ ወይም በደረጃ 3 እና 4 ዓመት አግባብ ያለዉ የሥራ ልምድ፣

ደረጃ IX

Applicant Instruction | የአመልካቾች መመርያ

ማሳሰቢያ ፡-

- ከዚህ በላይ በተዘረዘሩት ክፍት የስራ መደብ ለመወዳደር የምትፈልጉና መስፈርቱን የምታሟሉ አመልካቾች የተሟላ የትምህርትና የሥራ ልምድ ማስረጃዎች ኦሪጅናልና የማይመለስ ፎቶ ኮፒ ከ(cv) ጋር አያይዘው ማቅረብ አለባቸው፡፡

-ከተጠቀሰዉ የትምህርት ደረጃ በላይ ያላቸዉ አመልካቾች መወዳደር ይችላሉ፣

- የመመዝገቢያ ጊዜ ማስታወቂያው ከወጣበት ቀን ጀምሮ ባሉት ለ10 ተከታታይ የሥራ ቀናት ይካሄዳል፡፡

-የመመዝገቢያ ቦታ ከሜክስኮ ወደ ቄራ በሚወስደዉ መንገድ ቡልጋሪያ ጫፍ በሚገኘዉ ያሬድ አረጋዊ ህንፃ 2ኛ ፎቅ ላይ የሰው ኃብት ልማትና አስተዳደር ዳይሬክቶሬት ቢሮ ዘወትር በሥራ ሰዓት ይሆናል፡፡

-በማስታወቂያዉ ላይ የተመለከተዉ በአዲሱ የነጥብ የስራ ምዘናና የደረጃ አወሳሰን ጥናት የደመወዝ  ስኬል አፈፃፀም መመሪያ መሠረት የሚከፈል ይሆናል፡፡

-ሴት አመልካቾች ይበረታታሉ፡፡

-ለሾፌር I የስራ መደብ አመልካቾች ብቻ የስራ ልምድ ላላቸዉ ቅድሚያ ይሰጣል፡፡

ለበለጠ መረጃ በድረ-ገጻችን፡-www.erpa.gov.etይመልከቱ

ስልክ ቁጥር፡-0114705585